Bestell-, Abhol- und Bezahlsystem auswählen

Die Bandbreite von FoodCoop-Modellen ist groß und angepasst an die Ansprüche der Mitglieder, die lokalen Möglichkeiten und vorhandenen Ressourcen. Eine kurze Beschreibung zweier „Extremfälle“ soll di es verdeutlichen.

Die Mini-FoodCoop: Ein Freundeskreis bestellt ein paar Mal im Jahr bei e inem allseits beliebten Bauernhof verschiedene Getreidesorten und Lagergemüse in Großgebinden (10 Kilo Säcke). Ein Mitglied holt die Produkte vom Bauernhof ab, aufgeteilt wird in einem Privathaushalt, am Arbeitsplatz oder an einen anderen spontanen Treffpunkt.

Die umfassende FoodCoop: Bis zu hundert Mitglieder dekken nahezu ihren kompletten Bedarf an Lebensmitteln durch wöchentliche Bestellungen bei vielen verschiede-nen Bauernhöfen. Eine eigene Software sorgt für effiziente Bestell-Datenverarbeitung und o rdentliche Buchhaltung, das eigene FoodCoop-Lager ist zentraler Umschlagplatz für die Fülle an Lebensmitteln.

In der Realität sind die allermeisten FoodCoops irgendwo zwischen den beiden Extremen angesiedelt. Keine FoodCoop ist wie die andere, jede Gruppe entwickelt selbst ein maßgeschneidertes Modell. Im Wesentlichen müssen nur einzelne Faktoren aufeinander abgestimmt werden: Größe, Arbeitsaufwand, Sortimentgröße, Kosten etc. Zudem sind die rechtlichen Rahmenbedingungen im Auge zu behalten. Die Finanzierung der FoodCoop wird in einem eigenen Kapitel näher beschrieben.

Folgende Fragen sollen als Hilfestellung dienen, um die Bedürfnisse und die Rahmenbedingungen der eigenen Gruppe herauszuarbeiten.

Bestellmodell

• Soll es wöchentliche Bestellung von frischen Lebensmitteln (Gemüse, Brot, Milchprodukte, ...) geben? Oder reichen unregelmäßige Sammelbestellungen (z. B. alle zwei Monate) von länger haltbaren Vorratsprodukten (Nudeln, Saft, Öl, etc.)? Bei wöchentlichen Bestellungen hat sich der Freitagnachmittag als Abholzeit bewährt, weil viele direktvermarktende Betriebe ohnehin für Bauernmärkte am Wochenende produzieren, und berufstätige Mitglieder zum Wochenausklang meistens Zeit zum Abholen haben. Aber im Prinzip ist jeder Wochentag möglich.
• Sollen die Mitglieder Detailbestellungen abgeben können (also jedes Mitglied gibt genau an, was es braucht) oder wird z. B. einfach mal ein 25 kg Sack Zwiebel bestellt und dann spontan untereinander aufgeteilt?

Gruppencharakter

• Wie viele Mitglieder soll die FoodCoop aufnehmen? Ist sie nur für einen Freundeskreis gedacht oder soll sie grundsätzlich offen für alle Interessierten sein?
• Welche Kompetenzen sind in der Gruppe vorhanden bzw. werden benötigt? Gibt es Mitglieder mit IT-Kentnissen, die eine Software administrieren können oder benötigt die Gruppe externe IT-Betreu- ung, wodurch bei Verwendung einer Software Kosten anfallen können? Gibt es Mitglieder die mit Buchhaltung vertraut sind?
• Wie ist es generell um die zeitlichen Ressourcen der Mitglieder bestellt? Wie kann ein Grundmodell zur internen Arbeitsverteilung aussehen?

Praxisbeispiel: Eine FoodCoop hat rund 50 Abholtage pro Jahr, es sollen immer 1 bis 2 Mitglieder Abholdienst machen, die FoodCoop ist für 30 Mitglieder gedacht, d.h. jedes Mitglied macht im Schnitt 2 bis 3 mal im Jahr Abholdienst.

Räumlichkeiten

• Wo ist ein guter Ort für einen zentralen Umschlagplatz?
• Will die FoodCoop eigene Räumlichkeiten anmieten (Vorteile: Fixe Einrichtung, sozialer Treffpunkt, identitätsstiftend, größeres Sortiment möglich, Lagerplatz für haltbare Produkte) oder einen externen Raum für ein paar Stunden die Woche zwischennutzen, etwa von einem anderen Verein oder in einem öffentliches Gebäude (Vorteil: Mietkosten fallen weg, Nachteile: Schwieriger als sozialer Treffpunkt gestaltbar und mühsam, weil alle Einrichtungsgegenstände wie Regale etc. her- und wieder weggeräumt werden müssen.)

Umfeld

• Wer sind mögliche Kooperationspartner der FoodCoop? Gemeinde, andere Vereine, Schulen, Firmen, Parteien, ... Immer mehr Gemeinden b ieten kostenlose oder günstige Räumlichkeiten für Initiativen ihrer engagierten Einwohnerinnen an und unterstützen beim Bekanntmachen der Idee. Ebenso greifen Regionalentwicklungsorganisation wie Agenda 21 motivierten Bürgerinnen unter die Arme.
• Wie ist die Nahversorgungssituation im Umfeld? Existieren andere gute Einkaufsmöglichkeiten und die FoodCoop ist nur eine Ergänzung für spezielle Produkte oder ist die FoodCoop die einzige Bezugsquelle von hochwertigen Lebensmitteln weit und breit?

Bestellsystem auswählen

Die Wahl der geeignetsten Bestellvariante hängt von der Größe der FoodCoop und den Ansprüchen der Mitglieder ab. Folgende Varianten ste hen zur Auswahl:

• Die Verwendung einer FoodCoop Soft ware ist sicherlich die effizienteste Variante, vor allem für Initiativen ab 30 Mitgliedern. Die einzelnen Haushalte können wie in einem Webshop die gewünschten Produkte anklicken, die Software erstellt automatisch die Gesamtbestellungen. Mehr dazu im Kapitel „IT für FoodCoops“.
• Die digitale Alternative zur Software sind „online-Dokumente“, also eine Art Excel Tabellen, auf die jedes Mitglied per Internet zugreifen kann und in vordefinierte Zeilen/Spalten die gewünschten Produktmengen einträgt. Solche Listen sind mühsamer, unübersichtlicher und fehleranfälliger als eine Software, aber im Prinzip ausreichend und vor allem schnell und gratis erstellbar. Wichtig ist eine gute Wartung bzw. eine gute Einschulung neuer Mitglieder im Umgang damit. Siehe auch dazu das Kapitel „IT für FoodCoops“.
• Auch das Bestellen per E-Mail ist möglich, der Arbeitsaufwand wird dadurch aber höher, denn irgendwer (z. B. ein Mitglied pro Bauernhof) muss die E-Mail auswerten und daraus Sammelbestellungen erstellen. Die Variante ist daher nur für unregelmäßige Extrabestellungen oder sehr kleine Food-Coops empfehlenswert.
• Nicht digitale Varianten sind auch möglich, etwa telefonische Bestellungen oder im FoodCoop-Lager aufliegende Listen zum händischen Eintragen. Jedes Mitglied trägt seine Produktwünsche am Abholtag schon für die darauf folgende Woche ein. Solche Varianten sind in der Regel aber aufwändiger und unflexibel, weil sie den Bestellzeitraum stark einschränken. Dafür können auch Leute ohne Internetzugang mitbestellen.
• Fixe Bestellmengen können die Detailbestellungen ersetzen, der Aufwand für Mitglieder und Produzentinnen wird dadurch verringert. Manche FoodCoops sagen einfach der Gemüsebäuerin: „Bring uns jede Woche 5 Kisten Gemüse mit allem was du gerade hast“ oder zur Imkerin: „Stell uns mal 30 Honiggläser ins FoodCoop-Lager, wir melden uns wieder, wenn sie fast aus sind.“
• Andere FoodCoops teilen sich Ernteanteile von CSAs/Solawis, bekommen also z. B. wöchentlich acht Gemüse-Abokistl, wovon sich jedes Mitglied nimmt was es braucht. Die Bestellung wird dadurch sehr vereinfacht, dafür ist bei der Abholung Fingerspitzengefühl gefragt, denn einerseits soll am Ende nichts übrigbleiben, andererseits sollen auch die letzten erscheinenden Mitglieder nicht leer ausgehen. Bleiben haltbare Produkte über längere Zeit im FoodCoop-Lager, ist zu klären, wer dafür verantwortlich ist, also ob sich die Produzentinnen oder die Mitglieder um eine sorgsame Lagerung kümmern.

Allgemeine Hinweise zum Bestellen

Jedes Modell braucht einen Bestellschluss. Diese sollte einerseits möglichst knapp vor dem Abholtag liegen, die Mitglieder tun sich sonst schwer mit der Einschätzung welche Lebensmittel sie brauchen. Andererseits brauchen die Lieferantinnen ein wenig Zeit, um die Bestellungen zu bearbeiten. Ein bewährter Wochenrhythmus ist: Dienstag Mitternacht Bestellschluss, Mittwoch früh erhalten die Lieferantinnen die Sammelbestellung, Anlieferung am Freitag.

Praxistipps: Damit die Mitglieder den Bestellschluss nicht übersehen, können sie sich selbst ein e Erinnerung am Handy einstellen. Manche FoodCoops versenden auch wöchentliche Erinnerungsnachrichten per E-Mail oder SMS. In anderen FoodCoops können Dauerbestellungen gemacht werden, d. h. bis auf Widerruf wird für Mitglied Sabine automatisch jede Woche ein Liter Milch, 1 Joghurt, ... mitbestellt.

Eine Kombination mehrerer Varianten ist möglich, etwa kann zusätzlich zur Software eine analoge Bestellmöglichkeit für die Handvoll Mitglieder ohne Internet überlegt werden. Insgesamt sollte der Bestellvorgang aber übersichtlich und nicht zu aufwändig sein.

Alle Bestellungen sind verbindlich, ansonsten funktioniert das Modell nicht.

Bei der Auswahl des Bestellmodell ist zu berücksichtigen, dass nicht nur die Mitglieder, sondern auch die Lieferantinnen d amit in Berührung kommen. Auf die Bäuerinnen kommen folgende Aufgaben zu:

Produkte anbieten:
Bevor überhaupt bestellt werden kann, müssen die Lieferantinnen über ihr Angebot informieren, und dies rechtzeitig vor Bestellschluss! Bei Verwendung der Software FoodCoopShop kann jede Bäuerin selbst ihr Angebot im „Webshop“ verändern, ansonsten müssen die Produzentinnen Sortimentänderungen per E-Mail bekannt geben und ausgewählte Mitglieder arbeiten die Änderungen ein.

Verarbeitung/Verpackungder bestellten Waren:
Ein paar Tage vor der Abholzeit erhalten sie die Sammelbestellung, meist per E-Mail. Beim Kommisionieren der Bestellungen gibt es grundsätzlich zwei Modelle:

1. Einzelverpackung: Jede Bestellung wird einzeln verpackt und mit dem Namen des Mitglieds beschriftet.
2. Anlieferung in einem Großgebinde, z. B. wenn 18 Mitglieder je ein halbes Kilo Karotten bestellt haben, dann stellt die Gemüsebäuerin eine Kiste mit 9 kg Karotten zusammen.

Für die Lieferantinnen kann die erste Variante einen beträchtlichen Mehraufwand bedeuten, zudem entsteht mehr Verpackungsmüll. Beides widerspricht grundlegenden FoodCoop-Zielen. In manchen Fällen ist eine Einzelverpackung dennoch die bessere Lösung, entweder aus Hygienegründen oder um Verwechslungen auszuschließen.

Anlieferung: Der Anlieferzeitraum muss zum Produktionsrhythmus bzw. Arbeitsalltag der Lieferantinnen passen. Zu kurze Zeiträume, z. B. nur am Freitag von 15 bis 16 Uhr, sind zu vermeiden.

Durch ein paar einfache Tricks kann den Bäuerinnen das Beliefern der FoodCoop erleichtert oder überhaupt erst ermöglicht werden:

• flexible Anlieferzeiten durch Nummerncode: Bewährt hat sich ein Nummerncode für die Eingangstür des FoodCoop-Lagers, die Bäuerinnen können die Zustellung dann individuell in ihren Arbeitsalltag integriere n.
• sinnvolle/effiziente Transportwege: Lieferantinnen können sich auch zu informellen Liefergemeinschaften zusammenschließen, es spart Zeit und CO2 , wenn die drei Bäuerinnen aus dem Nachbarbezirk nicht alle einzeln fahren. Ebenso können Wege von Mitgliedern mitgenutzt werden, z. B. wenn ein Mitglied sowieso jeden Freitag am Heimweg von der Arbeit an eneim Bauernhof vorbeifährt.
• Mindestbestellmengen: Oft ist es besser, nur einmal im Monat eine größere Menge zu bestellen, die Lieferantinnen sparen sich dadurch viel Aufwand und Transportkilometer. Auch viele Frischeprodukte sind bei korrekter Lagerung wochenlang haltbar.
• Für sinnvolle Mindestbestellmenge gibt es eine weitere Möglichkeit: Kooperiert mit anderen Abnahmestellen in der Region! Eventuell hat auch eine andere FoodCoop, ein Wirtshaus oder ein gewerblicher Nahversorger Bedarf an Produkten von euren Lieferantinnen, dann müssen diese nicht nur für die FoodCoop-Bestellung in eure Gemeinde fahren.
• Um die kleinen Bestellmengen nicht noch mehr zu zerstückeln, ist eine Lieferantin pro Produktgruppe völlig ausreichend! Liefern etwa mehrere Bauernhöfe die gleichen Kuhmilchprodukte, so zahlt es sich sicherlich für keinen aus.

Abholsystem auswählen

In FoodCoops gibt es keine Bedienung, die anfallenden Arbeiten werden auf alle Mitglieder verteilt. Für die Abholung der Produkte bedeutet dies: Jede Woche übernimmt ein anderes Mitglied den „Abholdienst“, d. h. es kommt etwas früher als alle anderen Mitglieder und erledigt die allgemein anfallenden Arbeiten, vom Aufsperren und Lieferungen kontrollieren zu Beginn, bis zum Putzen am Schluss. Alle and eren Mitglieder, die die se Woche n icht Abholdienst haben, kommen etwas später zur festgelegten Abholzeit vorbei.

Für den Ablauf beim Abholen der Vorbestellungen gibt es verschiedene Varianten:

• Die Mitglieder nehmen sich eigenständig die vorbestellten Produkte aus den Regalen und Kühlschränken, auch die Abrechnung erfolgt eigenständig. Damit dies funktioniert, braucht es ein klares System und eine gewisses Verantwortungsbewusstsein seitens der Mitglieder. Dafür entsteht für niemanden zusätzlicher Aufwand.
• In manchen FoodCoops sortiert der Abholdienst die Bestellungen vor, d. h. jedes Mitglied hat seine persönliche Kiste, in die der Abholdienst vor der Abholzeit alles, was bestellt wurde hineinschlichtet. Das ist praktisch für die abholenden Mitglieder und die Verwechslungsgefahr wird minimiert, der Arbeitsaufwand für den Abholdienst vergrößert sich aber deutlich.

Es gibt auch Mischformen der beiden Varianten, d. h. manche Arbeiten (z. B. Bestellung zusammensuchen) erledigen die Mitglieder selbst, bei anderen (z. B. beim Abrechnen) werden sie vom Abholdienst unterstützt. Manche FoodCoops kommen auch gänzlich ohne Abholdienst aus. Dies setzt aber eine eingespielte Gruppe voraus, und anfallende
rbeiten wie z.B. Putzen müssen trotzdem irgendwann erledigt werden.

Die Arbeitskapazität des Abholdienstes sollte nicht überschätzt werden, umfassender Service wie von bezahltem Personal in Geschäften ist sicher nicht möglich! Der Abholdienst sollte daher nur für allgemein anfallende Arbeiten eingeteilt werden, nicht für Einzelbetreuung aller anderen Mitglieder.

Die Verwechslung von Produkten bei der Abholung kommt immer wieder vor. Betroffen sind davon in erster Linie unbeschriftete Lebensmittel. Wer kann schon mit freiem Auge Pastinaken von Petersilienwurzeln unterscheiden? Abhilfe schaffen vordefinierte, übersichtliche und klar gekennzeichnete Plätze für die einzelnen Produkte, z. B. die Kuhbäuerin stellt die Joghurts immer ins unterste Kühlschrankfach, an der Tür hängt ein Zettel mit „Kuhmilchprodukte unten – Schafmilchprodukte oben!“. Die Lieferantinnen sind für eine ordentliche Anlieferung verantwortlich. Damit der Abholdienst Zeit zum Vorbereiten hat, sollten spätestens eine Stunde vor Beginn der Abholzeit alle Produkte an ihrem Platz stehen. Ein Lieferschein ist nicht unbedingt nötig, aber vor allem wenn die Liefermenge von der Bestellmenge abweicht, ist es Aufgabe der Bäuerinnen, den Abholdienst darüber zu informieren.

Praxistipp: Was tun, wenn Mitglieder ihre Bestellungen nicht abholen? Grundsätzlich sind die Mitglieder selbst verantwortlich, was mit ihren Lebensmitteln geschieht, gezahlt müssen sie auch werden, wenn sie in der FoodCoop liegen bleiben. Eigentlich findet sich aber immer eine „menschliche“ Lösung für so eine Situation: ein anderes Mitglied aus der Nachbar-schaft nimmt die Bestellung mit, der Abholdienst ruft das Mitglied an, ...

Bezahlsystem auswählen

In manchen FoodCoops zahlen die Mitglieder bei der Abholung die Produkte mit Bargeld. Diese Variante ist jedoch aufwendig und fehleranfällig, das Bargeld kann nicht einfach im Lager liegen bleiben. Darum verwenden die meisten Initiativen ein bargeldloses Guthabensystem, welches entweder in die FoodCoop-Software integriert ist oder auch händisch auf Mitglieder-Kontoblättern dokumentiert wird. Jedes Mitglied lädt zuerst sein Guthaben auf, indem es einen Geldbetrag auf das FoodCoop-Konto überweist. Von diesem Guthaben werden die einzelnen Bestellungen dann laufend abgezogen.

Ein Kontoblatt sieht konkret also so aus:

Datum	Notiz	Betrag
23.5.	Guthaben Aufladung (per Überweisung)	+ 100,00 €
27.5.	Einkauf	- 27,80 €
3.6.	Einkauf	- 34,55 €
usw.

Abrechnung mit den Lieferantinnen

Im Prinzip ist es auch möglich, dass die Lieferantinnen in bar bezahlt werden. Ein Mitglied sammelt alle Teilbeträge der einzelnen Bestellungen ein und übergibt das Geld dann. In der Regel erfolgt die Abrechnung mit den Lieferantinnen jedoch monatlich per Überweisung. Die Software „FoodCoop-Shop“ erstellt automatisch monatliche Rechnungen, der Aufwand für die Überweisung besteht in einem Mausklick.

Achtung: Pauschalierte Bauernhöfe müssen als Umsatzsteuersatz 10% angeben, da sie direkt an private Endverbraucherinnen verkaufen! Der Steuersatz von 13% ist anzuwenden, wenn eine Bäuerin an ein Geschäft, Gasthaus etc. verkauft!

Um zu verdeutlichen, das eine FoodCoop nicht wie ein klassisches Geschäft Waren einkauft und wieder verkauft, sondern eine FoodCoop ein Zusammenschluss von Mitgliedern ist, die gemeinsam bei den Bauernhöfen etc. einkaufen, ist folgende Vorgehensweise empfehlenswert:
Die Lieferantinnen stellen die Monatsrechnung nicht an den Verein Apfelputz, sondern beispielsweise an „die Mitglieder des Vereins Apfelputz laut Bestellliste". Die Software „FoodCoop- Shop“ erledigt diese Arbeit automatisch und sehr übersichtlich, d. h. der Gesamtrechnung ist eine Einzelabrechnung beigefügt, aus der z.B. hervorgeht, dass von den im Monat April verkauften Salaten drei an Mitglied Annika verkauft wurden, fünf an Mitglied Berta usw.
Auch ohne die Software ist diese Vorgehensweise möglich, die wöchentlichen Sammelbestellungen sind ja ohnehin vorhanden, sie werden gemeinsam mit der Monatsabrechnung in einem Ordner abgelegt. Die Lieferantinnen müssen selbst keine detaillierte Einzelabrechnung vornehmen, es reicht wenn die Bestelllisten in der FoodCoop dokumentiert sind.